Zastaralý docházkový systém, který není schopen pokrýt neustále se měnící potřeby vaší firmy, může zbytečně navyšovat náklady celkem ve třech oblastech. První jsou náklady na administrativu a sledování a vyhodnocování docházky. Druhou oblast představují náklady na účetnictví. Tou třetí jsou mzdové náklady na nedochvilné zaměstnance. Pojďme se podívat na to, jak vám zde pomůže s úsporami přechod na nový docházkový systém.
Moderní docházkový systém vám ušetří peníze i čas
Současný trend v evidenci docházky jde cestou komplexních cloudových řešení, k nimž lze přistupovat přes webovou aplikaci prakticky odkudkoli. Evidovat odpracovanou dobu tak můžete i na dálku, přes jakékoliv zařízení připojené k internetu. Díky tomu je možné bez problému zaznamenat práci zaměstnance na home office, i zaměstnance v terénu, u něhož si navíc můžete ověřit polohu přes GPS v mobilním telefonu. Reporting docházky, příprava přehledu směn, dovolených či nároku na stravenky, je tak hračka i v těchto případech, které při využití klasických systémů evidence docházky často představují zbytečnou administrativní zátěž.
Abychom však nestranili pouze firmám – cloudový docházkový systém přináší nejeden benefit i samotným zaměstnancům. Ti si mohou v systému například sami zažádat o dovolenou. Je-li nastavení oprávnění uzpůsobené na míru vaší firemní struktuře, žádost se přes systém okamžitě dostane rovnou ke kompetentní osobě a zobrazí ji přehledně v kalendáři, aniž by bylo nutné domlouvat osobní schůzky či přeposílat žádost mezi zaměstnanci e-mailem.
Další nespornou výhodou špičkových docházkových systémů je, že využívají čtečky čipů či vyspělé biometrické čtečky, jejichž citlivé snímače zaručují spolehlivou identifikaci. Díky přesné a rychlé evidenci příchodů vašich zaměstnanců na pracoviště, jejich odchodů i pauz, můžete měřit odpracovaný čas se skutečně vysokou přesností. Data o odpracované době pak snadno zpracujete a vytvoříte z nich podklady pro výplaty, do účetního systému je totiž jednoduše vyexportujete na pár kliknutí.
Přesná evidence odpracované doby má ještě jednu nespornou výhodu. Díky podrobnému přehledu o pauzách a včasných příchodech a odchodech získáte přesnější podklady pro zpracování mezd a vašim zaměstnancům tak zaplatíte za čas, který skutečně strávili v práci. Na první pohled se nějaká ta minuta pauzy navíc zdá nepodstatná, ale časté odchody zaměstnanců na kuřácké pauzy, kávy nebo svačiny, každodenně zaberou i několik desítek minut nad rámec běžné pauzy na oběd. Vynásobíte-li si tyto minuty počtem zaměstnanců, možná budete překvapeni – zkuste naši kalkulačku a spočítejte si přesnou výši úspory.
Přechod na nový docházkový systém je snazší, než si myslíte
Pokud jste se nadchli pro všechny úžasné funkce a možnosti, kterými moderní docházkové systémy disponují, ale obáváte se velkého zásahu do vašich firemních procesů, dlouhého zkoušení, ladění nebo složitého nastavování, čtěte dál. Máte-li po boku silného partnera, je přechod na nový docházkový systém snazší, než si myslíte.
U nás v Alvenu vás provedeme změnou docházkového systému krok za krokem a postaráme se o to, aby to byla změna rychlá, a především změna k lepšímu. Nejprve identifikujeme potřeby vaší firmy a podíváme se na to, jak vám může Alveno skutečně pomoci. Díky rozsáhlým možnostem nastavení pak dokážeme systém maximálně přizpůsobit vašim procesům, čímž zajistíme, aby byl přechod na Alveno plynulý a hlavně, aby vám již od prvního dne co nejvíce usnadnil práci.
Tím však zdaleka nekončíme. Jakmile bude docházkový systém nastavený, naučíme vás s ním pracovat a pomůžeme vám, abyste se s ním co nejlépe sžili. Naše programátorské týmy si daly opravdu záležet na tom, aby byl systém Alveno uživatelsky přívětivý a naprosto intuitivní, takže práce s ním bude pro vás hračka. A pokud byste přece jen potřebovali pomoci či poradit, jsou tu pro vás naši kolegové na podpoře – ochotně vám pomohou s nastavením systému dle platné legislativy i s běžnou prací se systémem.
Zaujalo vás téma moderní evidence docházky? Zvažujete přechod na nový docházkový systém? Sledujte náš blog – příště se podíváme podrobněji na to, jak přechod na nový systém probíhá z pohledu zákazníka.
