Na to, jak probíhal přechod na novou verzi systému Alveno v Botanique Hotel Prague, jsme se zeptali HR manažerky Ing. Jany Kohlíčkové. Prozradila nám taky, v čem vidí největší přínosy aplikace a jaká kritéria jsou pro ni při výběru dodavatele systému důležitá.
Když jste vybírali nový docházkový systém, cloudové Alveno, zvažovali jste i jiné dodavatele nebo jiná řešení?
My jsme vlastně nový systém ani nevybírali. Měli jsme starou verzi systému Alveno a jednoho dne nám prostě bylo oznámeno, že je tady nová generace a stará verze už nebude do budoucna podporovaná. S touto informací nás oslovil obchodní zástupce Alvena, tak se za námi zastavil, ukázal nám systém a my jsme automaticky přešli na novou verzi.
Co hrálo největší roli při rozhodování?
Pro mě bylo opravdu velkým přínosem to, že je ta aplikace online. Je to pro mě opravdu velká přidaná hodnota. Tím pádem u nás nebyl ani problém s tím začít využívat docházku jako službu a začít tak platit pravidelný poplatek.
Byly naopak nějaké obavy na vaší straně z cloudového řešení?
Vůbec žádné. Protože s cloudem mám dobré zkušenosti. Naopak, čím víc věcí jde online a moderními přístupy, tím víc mi to vyhovuje. Navíc v docházce nejsou žádné tajné nebo citlivé údaje o zaměstnancích, jako jsou rodná čísla a podobně, takže bez problému.
Je něco, co vás na systému příjemně překvapilo? Co jste třeba nečekala, že aplikace umí oproti předchozí verzi?
Oproti předchozí verzi mě překvapilo úplně všechno. Protože ta stará se mi vůbec nelíbila a nepracovalo se mi v ní dobře. Takže nová verze pro mě byla příjemným překvapením.
Přechod a implementace
Když jste přecházeli z předchozího systému na nový, jak dlouho zhruba trvalo, než jste odchytali různé mouchy nebo nejasnosti?
Musím říct, že to bylo opravdu během jednoho měsíce, protože my to máme s docházkou jednoduché. Nevyužíváme nějakou složitou evidenci docházky. Takže se systém nastavil a od té chvíle jsme jej používali, a teď už mám i zpracování docházky velmi zautomatizované. Samotný proces implementace byl velmi rychlý.
Myslím, že velkou zásluhu na tom má i fakt, že ta aplikace je jednoduchá a uživatel se v ní neztrácí. Kdežto v předchozí verzi, tam se zorientovat, tam něco najít… Stalo se mi třeba, že jsem si smazala i celou docházku. Což se mi v nové verzi nikdy snad nestane.
Od kolegů vím, že se při implementaci objevily nějaké problémy. Čeho se týkaly?
Já jsem to nevnímala ani jako problémy. Nevybavuji si, že by tam byly nějaké komplikace. Šlo spíš o to, že se nám tam někteří zaměstnanci nahráli dvakrát, někteří se nenahráli vůbec, byl tam trošku problém s nastavením nerovnoměrných úvazků, respektive u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby. Ale zpětně si nevybavuji, že bych něco z toho vnímala jako problém. Vše proběhlo hladce.
Porovnání offline a online systému
Jak celkově hodnotíte nové Alveno v porovnání s jeho předchozí verzí?
Systém je nastavený dobře. Asi jediná funkce, která mi tam chybí je fond pracovní doby pro nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu, což ten starý systém měl. Teď to tam není a chybí mi to.
A je ještě něco, co vám v Alvenu chybí a ocenila byste?
Na začátku měsíce vždy dostanu plán směn od manažerů a ten plán směn zadám do systému. Na konci měsíce ho sice ještě opravuji podle realizace, protože tam dochází vždy k nějakým změnám. Ale ve většině případů se to už moc nemění.
Zaměstnanci si při příchodu i odchodu vždy pípají, ale systém neumí data porovnat s naplánovanými směnami. V systému se tedy zaznamenává, že zaměstnanec přišel o půl hodiny dřív a odešel o hodinu později, ale to, že si před zahájením směny i po ní povídal s kolegou v šatně, zohlednit neumí. Systém sám neumí příchod a odchod automaticky zaokrouhlit podle naplánované směny.
Dokážete vyčíslit, kolik času strávíte nad úpravou docházky?
Myslím, že jsou to tak dvě hodiny na konci každého měsíce, když zpracovávám podklady do mezd. V průběhu měsíce si zadávám do systému směny, tak s tím celkově tak tři. Myslím, že v předchozím systému to bylo zhruba jednou tolik. Protože to jsem do systému plán směn nezadávala a závěrečné přepisování mě stálo daleko více času.
Je něco, v čem naopak vidíte přínos oproti staré verzi systému?
Pro mě je aplikace velmi uživatelsky přívětivá, je to opravdu, jak se říká, user-friendly. Aplikace je jednoduchá, orientuji se v ní bez problémů. A hlavně je pro mě největší přínos, že je online. Takže pro mě je výhodou, že mzdy zpracuji opravdu odkudkoli. Dřív jsem musela sedět v kanceláři, připojená na naši síť, ve které je připojená i čtečka.
Alveno v běžné praxi
Ano, kromě docházkového systému, používáte i hardwarovou čtečku. Jak to u vás tedy funguje?
Máme jednu čtečku na otisk prstu na personální chodbě. A tu používají všichni zaměstnanci každý den. Zaznamenávají si tam vždy příchod a odchod. Softwarovou čtečku naopak vůbec nepoužíváme. Stejně tak nemají zaměstnanci ani přístup do aplikace. Ta slouží pouze personálnímu oddělení.
Kromě vás tedy do systému nikdo jiný nepřistupuje?
Ne. Očekávala jsem, že tam dám přístup manažerům a oni budou schopni mi zpracovat docházku za své oddělení. To se ale nestalo. Ale to je chyba naše, nikoli chyba systému. Byť jsme to zkoušeli, tak to prostě nešlo. Na straně Alvena není nic, co by tomu mohlo napomoci.
A z jakých zařízení do aplikace běžně přistupujete?
Z telefonu nebo z notebooku. A vše je v pořádku, vše funguje, jak má.
Využíváte v Alvenu měsíční přehledy? A jak s nimi dál pracujete?
Používám export dat do mzdového systému pro mzdovou účetní. Pak z toho tisknu docházku pro jednotlivé zaměstnance, kterou mi podepisují. A pak podle Alvena dělám měsíční přehled, který mi počítá počet směn, podle kterého účetní počítá stravné. Takže to jsou tři věci, které používáme – export, docházku a měsíční přehled. Tu docházku mi pak zaměstnanci podepisují a archivuji ji v papírové podobě.
A co se týká toho exportu pro mzdovou účetní, posíláte jí ho v podobě pro import do mzdového systému?
Ano, přesně tak. Nevím sice, jaký systém používají, ale když jsme na nové Alveno přecházeli, tak vím, že se to nastavovalo. U staré verze vše mzdová účetní přepisovala ručně. Dnes jí to pošlu a ona si to naimportuje během pár minut.
Požadavky na dodavatele
Jaká jsou pro vás nejdůležitější kritéria při výběru dodavatele systémů?
V dnešní době hodně koukám, aby bylo vše online, aby člověk nebyl vázaný na to, že musí fyzicky někde sedět. Je pro mě důležité, že můžu udělat práci z domova, z vlaku, ze služební cesty, že tu práci můžu udělat vlastně odkudkoli.
A pak taky, že když se něco děje, je na druhé straně někdo, kdo pomáhá problém usilovně řešit. Velmi se mi líbí přístup vašeho kolegy pana Sysla, ten je fantastický. To je přesně ta úroveň podpory, kdy člověk prostě ví, že si vybral toho dodavatele dobře. Vím, že když cokoli potřebuji, pan Sysel se mi ozve. Když nemůže dodržet, na čem jsme se domluvili, tak dá vědět. Aktivně vše řeší. Vím, že nepoloží telefon a nevykašle se na mě. Takže tohle je super.
Jednou za čas rozesíláme taky newsletter o novinkách v aplikaci. Dostává se k vám? Čtete ho?
Dostává se ke mně a čtu ho tak velmi letmo. Je přehledný, podívám se, co je obsahem, a pokud tam není uvedeno, že jste nasadili kontrolu fondu pro nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu, tak ho smažu. (smích) Mnoho pokročilejších funkcí v aplikaci nepoužívám. Ačkoli o některých třeba i vím, tak u nás nemají využití. Netrpělivě ale čekám, až se tam objeví nerovnoměrně rozvržená pracovní doba.
Kromě technické podpory a informačních newsletterů máme pro uživatele i nápovědu na webu. Navštívila jste ji někdy?
Asi jsem tam nikdy nebyla. To, co jsem v aplikaci potřebovala, tak to mi přišlo vždy jasné, a když ne, tak mi poradil vždy po telefonu pan Sysel, tak jsem nikdy neměla důvod hledat něco v nápovědě.
Naposledy jsem řešila, že nám přestala fungovat čtečka. A to jsme vyřešili tím, že jsme ji restartovali, vytáhli jsme teda i kabely ze zásuvky. A to pomohlo. Jinak jsme dlouho nic nepotřebovali.
Měli jste někdy se čtečkou nějaký jiný problém? Třeba při výpadku proudu nebo internetu?
Čas od času se stane, že nám nejdou pípat příchody a odchody. Ale vždy ji restartujeme a pak funguje dál. A vlastně, když jsme přecházeli tady v hotelu na nové servery, tak náš externí správce sítě sice viděl na starém serveru soubor pro docházkový systém, ale že je potřeba jej mít i na novém serveru, to ho nenapadlo. A když jsem pak šla po měsíci dělat docházku, tak jsem zjistila, že v aplikaci nemám žádná data. Zjistila jsem, že na novém serveru není potřebný systém nahraný. Takže jsem to řešila s panem Syslem, který se spojil s naším ajťákem, a znovu nahráli ten soubor na server. Bylo super, že data byla uložena přímo na čtečce a zpětně se pak nahrála do aplikace. O nic jsem tedy nepřišla a mohla jsem normálně zpracovat docházku.
Použitelnost systému
Vnímáte Alveno jako vhodné řešení pro obdobná zařízení jako jste vy? Tedy hotely a další typy ubytovacích zařízení?
V tuto chvíli si myslím, že kolegyně mají možná systémy, které umí řešit i tu nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu, hlídat pracovní fond a tak, takže by pro ně přechod na Alveno nemusel být dobrý, protože by těmi ručními úpravami možná strávily více času, obzvláště pokud mají hodně zaměstnanců.
Jsem ale přesvědčená, že v budoucnu se tato funkce doplní a systém tak bude vhodný i pro provozy s více zaměstnanci. Pro mě je ale pořád největší přidanou hodnotou to, že je systém online. Že docházku můžu zpracovat třeba večer z domova. Ten starý systém mě nutil sedět fyzicky tady v kanceláři v hotelu. Nedokážu si ale představit, že ručně upravuji docházku daleko většímu počtu zaměstnanců.
A kolik zaměstnanců, s jakými úvazky v aplikaci vlastně evidujete?
Máme zhruba čtyřicet osm zaměstnanců. A vlastně tři typy úvazků. Osmihodinovou pracovní dobu, nerovnoměrnou sedm a třičtvrtě hodinovou a nerovnoměrnou dvanácti hodinovou.
A jak na docházkový systém zaměstnanci reagují?
Řekla bych, že už si na to zvykli, že to nijak neřeší. Prostě si pípají. Když jsme ten systém zaváděli, tak jsme jim všem vysvětlili, proč se to dělá, že je to zákonná povinnost. Zaměstnanci přijali, že to tak máme a fungujeme podle toho. Neměli problém ani s tím, uložit do čtečky svůj otisk prstu. Čtečka sice zvládá snímat i čipy a karty, ale nepoužíváme to. Využíváme pouze otisky. Takto se nám nestane, že si čip kolegové zapomenou doma. Prsty mají vždycky s sebou. (smích)
